Dokumenty
- Faktury i zamówienia czytane ze skrzynki
- Pozycje sprawdzone względem zamówienia
- Rozbieżności kierowane do akceptacji przez człowieka
- Archiwum, które da się przeszukać po treści
Automatyzacja procesów w firmie: dane same przechodzą między systemami i nikt ich nie przepisuje.
Spinam narzędzia, których firma już używa, i zdejmuję z ludzi powtarzalne przepisywanie: faktury, zapytania, zamówienia, raporty. Wszystko, co ma konsekwencje, zostaje decyzją człowieka. Pracę zaczynam od jednego procesu, który rozpisuję, zanim wybiorę narzędzie.
Co automatyzuję
Cztery miejsca, w których zwykle zbiera się powtarzalna robota.
Zapytania i sprzedaż
- Zgłoszenia z formularzy prosto do bazy klientów
- Klasyfikacja i przypisanie do osoby
- Odpowiedzi przygotowane do zatwierdzenia
- Przypomnienia o wątkach bez odpowiedzi
Katalog i magazyn
- Katalog zsynchronizowany ze sklepem
- Stany i ceny z jednego źródła
- Opisy i warianty produktów
- Zamówienia eksportowane do systemu magazynowego
Raportowanie
- Zestawienia składane bez składania ich ręcznie
- Panele z danymi z kilku programów
- Alerty, gdy coś wychodzi poza zakres
- Wysyłka o stałej porze
Od czego to rusza
Cztery kroki. Model, jeśli w ogóle się pojawia, to najwcześniej w trzecim.
Wybieram jeden proces
Taki, w którym stawka jest widoczna: czas, wolumen, koszt błędu albo to, czego doświadcza klient.
Rozpisuję go
Dane, narzędzia, decyzje i wyjątki. Wyjątki są tym, co później psuje automatyzację, więc spisuję je, zanim cokolwiek powstanie.
Buduję mały przepływ
Wejście, kontekst, akcja, człowiek w pętli i miara jakości, uruchomione na produkcji w małej skali.
Rozszerzam po pomiarze
Testuję na prawdziwych przypadkach i dokładam kolejne rzeczy dopiero wtedy, gdy podstawowy przepływ na nich działa.
Na czym to stoi
Dwa narzędzia, a to, które dostanie dana robota, rozstrzyga się w drugim kroku powyżej.
n8n, domyślnie
To narzędzie łączy znacznie więcej programów niż gotowe wtyczki, a tam, gdzie połączenia nie ma, piszę je sam. Można je postawić na serwerze firmy, więc dane zostają u Ciebie. Przy dużej liczbie uruchomień wychodzi też taniej, bo płacisz za serwer, a nie za każdą operację.
Make, gdy budowanie czegokolwiek byłoby przesadą
Spięcie dwóch gotowych narzędzi, formularz do arkusza, powiadomienie na Slacka. Wtedy nie piszę kodu i mówię to od razu.
Start i odmowa
Od czego zacząć
Wystarczy jedno albo dwa zdania o robocie, która wraca co tydzień. Nie musisz wiedzieć, czy to zadanie dla modelu, dla reguły, czy dla integracji dwóch narzędzi. Na to pytanie odpowiadam na początku. Zaczynam od jednego procesu z widoczną stawką, a automatyzacja całego działu to kolejne projekty, każdy wyceniany osobno. Automatyzacja procesów biznesowych dobrze działa zdalnie: proces opisujesz w rozmowie i przez dostępy, więc nie muszę być na miejscu.
Kiedy mówię nie
Jeśli regułę da się zapisać trzema warunkami, model byłby droższą wersją tej reguły i tak Ci to powiem. Jeśli wystarczy spiąć dwa gotowe narzędzia w Zapierze albo Make, nie piszę kodu. A jeśli błędy produkuje sam formularz, najpierw poprawiam formularz, a dopiero potem automatyzuję to, co jest za nim.
Do przeczytania najpierw
Jak wybrać proces do pierwszej automatyzacji, co spisać przed wyceną i jak wygląda start, opisałem w osobnym tekście na blogu.
Wybrane realizacje
Cztery projekty, które działają na co dzień. W każdym opisie widać, co powstało i jak działa.
Wycena automatyzacji
Napisz, co ktoś u Ciebie robi dziś ręcznie i ile czasu to zajmuje. Odpiszę z ceną.
